Identifikátory vědce

Proč potřebujete identifikátory

Pro každého vědce/vědkyni je velmi důležité, aby byli propojeni se svými publikacemi a výzkumem a odlišeni od ostatních autorů. Identifikace badatelů podle jména však není vždy snadná – kvůli běžným jménům, různým formám zápisu, změně příjmení po sňatku apod. Nejlepším řešením je proto využití trvalých identifikátorů.

U odborných publikací se můžeme setkat s problémem identifikace autorů – tedy aby správné publikace byly přiřazeny správnému vědci. To je zásadní pro:

hodnocení vědy a výzkumu (údaj se přebírá např. z ISu do RIV),
získávání grantů (např. doporučení GAČR),
splnění požadavku vydavatele při přijímání článku (Wiley, Sage atd.).

Řešením je vytvořit si jedinečný trvalý identifikátor vědce.

Tři nejrozšířenější identifikátory

ORCID

Centrální registr spravuje nezisková organizace ORCID (Open Researcher and Contributor ID). Jako jediný umožňuje propojení s ResearcherID i Scopus Author ID.

ResearcherID (RID)

Provázán s autorským profilem v databázi Web of Science. Po výběru publikací umožňuje sledovat citační metriky.

Scopus Author ID

Vzniká automaticky při vytváření záznamů v databázi Scopus. Autor si ho sám nevytváří.

Identifikátory na FSS

Dle 33. zápisu z porady vedení ze dne 14. 5. 2019 si mají všechny publikující osoby na fakultě včetně studujících doktorského studia založit, zaktualizovat a propojit identifikátory vědce (ORCID, ResearcherID, Scopus Author ID).

✉️

Správou identifikátorů je pověřena Ústřední knihovna FSS.
Kontaktní osoba: Dana Vlachová · vlachova@fss.muni.cz

Poznámka: Tento návod berte jako doporučený základní postup. Není vyčerpávající a neřeší všechny situace, které mohou nastat. Na platformách dochází často ke změnám, popisy proto nemusejí být vždy aktuální.

1Založení profilu ORCID

Postup je popsán v Informačním systému Masarykovy univerzity v sekci Publikace.

Integrace ORCID a IS MU: udělte souhlas se správou profilu MU. Na základě toho dochází k přenosu informací z IS do ORCID – afiliace, pracovní pozice, studia a publikace/další výsledky. Silně doporučujeme nastavit automatický přenos publikací.

V profilu ORCID vyplňte (vše v angličtině):

Also known as – jméno s diakritikou, případně rodné příjmení s diakritikou i bez.
Country – země aktuálního působení (výzkum, výuka), případně předchozí pracoviště.
Keywords – klíčová slova vystihující vědeckou činnost.
Websites – odkaz na anglickou verzi stránek katedry, fakulty, případně oborové stránky.
Other IDs – propojení s ResearcherID a Scopus Author ID.

E-mailová adresa není vyžadována, lze ji nastavit jako neveřejnou.

2Založení ResearcherID (RID)

Pokud máte publikace indexované ve Web of Science, založte si také identifikátor RID. Otevřete stránky WoS a v Search → Researchers ověřte, zda máte publikace. Pokud ano, klikněte vpravo nahoře na Register.

Při registraci zadávejte jméno a příjmení bez diakritiky. Mimo univerzitní síť je nutné nastavit vzdálený přístup.

Obr. 1 — Registrace na platformu Web of Science

Do profilu vkládejte pouze publikace z WoS, dále personální údaje a afiliaci.

Obr. 2 — Osobní rozhraní v databázi Web of Science

Postup (vše v levém sloupci po kliknutí na Open Menu):

Profile → My research profile → Edit – vyplňte First Name a Last Name bez diakritiky. Nechte zatrhnuté Display Published Names.
Primary Organization → zadejte Masaryk University (MU), Faculty of Social Studies. Nechte zatrhnuté Display Organizational History. Záznam uložte.
Vložte publikace z WoS přes Profile → My records → Publications → Add. V sekci Suggested publications se WoS pokouší dohledat Vaše publikace. Pokud se nezobrazí, najděte je pomocí DOI, názvu nebo Web of Science accession number v sekci Add publications by identifier.

Obr. 4 — Hotový autorský profil v databázi Web of Science

Hotový autorský profil WoS obsahuje: personální údaje, afiliaci, identifikátory RID a ORCID, publikace z WoS.

3Propojení RID s ORCID

Ve WoS přes Profile → My Research Profile zvolte v menu třetí záložku → ORCID Syncing a povolte přenos RID do ORCID.

Obr. 5 — Propojení profilu ve WoS s ORCID

Propojení s účtem ORCID – autorizace přístupu — Obr. 6 — Propojení s účtem ORCID — autorizace přístupu

Obr. 7 — Povolení přenosu publikací a identifikátoru na platformu ORCID

Poznámka k Obr. 7: Sekce Permissions (na obrázku zvýrazněná červeným rámečkem) již v aktuálním rozhraní WoS není standardně dostupná, případně je obtížně dohledatelná. Pokud ji nenajdete, zaměřte se na povolení synchronizace v záložce ORCID Syncing a v případě potřeby kontaktujte knihovnu.

4Propojení Scopus Author ID s ORCID

Na stránkách Scopus pomocí Vyhledávání autora dohledejte své jméno. Pokud se k Vašemu jménu dohledají dokumenty, ověřte, zda se opravdu jedná o Vaše publikační výsledky.

Poznámka: Můžete mít ve Scopusu několik profilů obsahujících Vaše záznamy. V takovém případě před propojením s ORCID kontaktujte pracovníky knihovny — požádají o jejich sjednocení do jednoho a mohou nechat odstranit záznamy jiných autorů z Vašeho profilu.

Po kontrole dokumentů klikněte na Connect to ORCID (na stránce nahoře). Postupujte dle nabízených kroků (cca 6 kliknutí).

Poznámka: Pokud máte ve Scopusu jen jedno dílo, dohledejte své jméno a klikněte na 1 ve sloupci Documents. Otevře se Váš profil — zvolte View Full profile a poté Connect to ORCID.

Scopus ID by se Vám pak mělo objevit na platformě ORCID v položce Other IDs v levém sloupci. Pokud doposud nemáte ve Scopusu žádné publikace, tento krok vynechejte.

Obr. 8 — Dohledání autora v databázi Scopus

Obr. 10 — Propojení Scopus Author ID a ORCID

5Vložení identifikátorů do IS MU

Kódy RID a Scopus Author ID (pokud máte publikace ve WoS / Scopus) vložte do IS MU → sekce Publikace → Osobní identifikátory (sloupec vpravo). ORCID bude po udělení souhlasu MU vložen automaticky.

📧

Po založení/aktualizaci profilů zašlete e-mail na vlachova@fss.muni.cz. Obdržíte zprávu, zda je vše v pořádku, nebo zda jsou potřeba dílčí úpravy. Děkujeme za spolupráci!

Mám založené požadované identifikátory

Každý akademický pracovník*ce / publikující PhD student*ka bude mít založený profil ORCID. Pokud již máte publikace v databázi Web of Science, vytvořte si i autorský profil v této databázi — identifikátor ResearcherID. Jestliže jsou Vaše publikace indexované i ve Scopusu, zkontrolujte a propojte tzv. Scopus ID, které je v databázi vygenerováno automaticky.

Pokud jsou profily nastaveny jako neveřejné, zveřejněte je. Zaktualizujte data tak, aby profil RID obsahoval: personální údaje, afiliaci, identifikátor ORCID a publikace z WoS.

Nastavte si profil ORCID a povolte souhlas MU se správou profilu, více v sekci Začínám od nuly. Propojte ORCID s profily RID a Scopus Author ID.

Poznámka: Scopus Author ID mají přiděleno pouze ti, kteří již mají indexované dokumenty ve Scopusu. Trvalé ResearcherID mohou získat pouze ti, kdo mají publikace indexované ve Web of Science.

Kódy RID a Scopus Author ID vložte do IS MU → sekce Publikace → Osobní identifikátory. ORCID je vložen automaticky.

📧

Po založení/aktualizaci profilů zašlete e-mail na vlachova@fss.muni.cz. Všem předem děkujeme za spolupráci.

Why do you need identifiers?

For any researcher, it is very important to be connected to their publications and research and to be distinguished from other researchers. It is not always easy to identify researchers by name due to common names, different name formats, name changes through marriage, etc. Therefore, the best way to identify a researcher is to use persistent identifiers.

This is essential for:

evaluation of science and research (data is transferred, e.g. from IS to RIV),
obtaining grants (e.g. recommended by GAČR),
meeting publisher requirements when accepting an article (Wiley, Sage, etc.).

The three most commonly used identifiers

ORCID

Central registry managed by the non-profit organisation ORCID (Open Researcher and Contributor ID). The only identifier that allows linking with both ResearcherID and Scopus Author ID.

ResearcherID (RID)

Linked to the author profile in Web of Science. After selecting publications, authors can monitor citation metrics.

Scopus Author ID

Created automatically when records are added to Scopus. The author does not create it themselves.

Researcher identifiers at FSS

According to the 33rd management meeting of 14 May 2019, all publishing staff of the faculty, including doctoral students, must create, update and link their researcher identifiers (ORCID, ResearcherID, Scopus Author ID).

✉️

Identifier management is handled by the FSS Central Library.
Contact person: Dana Vlachová · vlachova@fss.muni.cz

Note: Please consider this guide as a recommended basic procedure. It is not exhaustive and does not cover all possible situations. Changes occur frequently on these platforms, so descriptions may not always be up to date.

1Creating an ORCID profile

Full instructions are available in the Information System of Masaryk University, Publications section.

Note: The IS MU manual is currently only available in Czech. We hope the screenshots will help you orient yourself; if anything is unclear, please contact the library.

Integration of ORCID with IS MU: grant MU permission to manage your profile. Based on this consent, information is transferred from IS to ORCID — affiliations, work positions, studies and publications. We strongly recommend setting up automatic transfer of publications.

In your ORCID profile fill in:

Also known as — your name with diacritics, maiden surname with and without diacritics.
Country — country of current activity (research, teaching) or previous workplace.
Keywords — keywords describing your scientific activity.
Websites — link to the department/faculty website or other professional pages.
Other IDs — linking to ResearcherID and Scopus Author ID.

Email is not required and can be set as private.

2Creating ResearcherID (RID)

If you have publications indexed in Web of Science, create the RID identifier as well. Open the WoS website and check whether you have publications via Search → Researchers. If so, click Register in the upper-right corner.

When registering, enter your first and last name without diacritics. Outside the university network, set up remote access first.

Fig. 1 — Registration on the Web of Science platform

Add only WoS publications, personal data and affiliation to the profile.

Fig. 2 — Personal interface in the Web of Science database

Procedure (everything in the left column after clicking Open Menu):

Profile → My research profile → Edit — fill in First Name and Last Name without diacritics. Keep Display Published Names ticked.
Primary Organization → enter Masaryk University (MU), Faculty of Social Studies. Keep Display Organizational History ticked. Save.
Add WoS publications via Profile → My records → Publications → Add. In Suggested publications, WoS tries to find your publications. If none appear, find them by DOI, title or Web of Science accession number in Add publications by identifier.

Fig. 4 — Completed author profile in the Web of Science database

The completed WoS author profile contains: personal data, affiliation, RID and ORCID identifiers, publications from WoS.

3Linking RID with ORCID

In WoS go to Profile → My Research Profile, choose the third tab → ORCID Syncing and enable the transfer of RID to ORCID.

Fig. 5 — Linking the WoS profile with ORCID

Linking the ORCID account – authorisation — Fig. 6 — Linking the ORCID account — authorisation

Fig. 7 — Allowing transfer of publications and identifier to ORCID

Note on Fig. 7: The Permissions section (highlighted with a red frame in the screenshot) is no longer easily available in the current WoS interface. If you cannot find it, focus on enabling synchronisation in the ORCID Syncing tab and contact the library if needed.

4Linking Scopus Author ID with ORCID

On the Scopus website, use Author search to find your name. If documents are found, check whether they really are your publication results.

Note: You may have several profiles in Scopus containing your records. In that case, before linking with ORCID contact the library staff — they will request their merger and can have records of other authors removed from your profile.

After verifying the documents, click Connect to ORCID (at the top of the page). Follow the offered steps (about 6 clicks).

Note: If you only have one work in Scopus, find your name and click 1 in the Documents column. Your profile opens — choose View Full profile and then Connect to ORCID.

Your Scopus ID should then appear on the ORCID platform in Other IDs in the left column. If you do not have any publications in Scopus, skip this step.

Searching for an author in Scopus — Fig. 8 — Searching for an author in the Scopus database

Fig. 9 — Searched profile

Fig. 10 — Linking Scopus Author ID and ORCID

5Adding identifiers to IS MU (if you have publications in WoS / Scopus)

Enter RID and Scopus Author ID codes in IS MU → Publications → Personal identifiers (right column). ORCID will be inserted automatically after granting consent to MU.

📧

After creating/updating profiles, send an email to vlachova@fss.muni.cz. You will receive a message whether everything is fine or whether some adjustments are needed. Thank you for your cooperation!

I already have identifiers

Every academic staff member/publishing PhD student must have an ORCID profile. If you already have publications in Web of Science, also create an author profile there — the ResearcherID. If your publications are indexed in Scopus, check and link your Scopus ID, which is generated automatically.

If your profiles are private, make them public. Update data so that the RID profile contains: personal data, affiliation, ORCID identifier and publications from WoS.

Set up your ORCID profile and allow MU to manage your profile, see the Getting Started section for more information.

Note: Only those who already have indexed documents in Scopus have a Scopus Author ID. Permanent ResearcherID can only be obtained by those with publications indexed in Web of Science.

Enter the codes of RID and Scopus Author ID in IS MU → Publications → Personal identifiers. ORCID is inserted automatically.

📧

After creating/updating profiles, send an email to vlachova@fss.muni.cz. Thank you all in advance for your cooperation.